Für erfolgreiceh Telefon- und Videokonferenzen gibt es einige Tipps und Tricks.
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BerlinIn Berlin, Köln und München soll das am 4. Dezember 1928 losgegangen sein mit Telefonkonferenzen. Per Festnetzkabelleitung sollen damals die Aufsichtsräte des Kabelherstellers Felten & Guilleaume kommuniziert haben. In vielen Unternehmen wird es den Mitarbeitern gestern allerdings bestimmt nicht so vorgekommen sein, als habe diese Technologie eine sehr lange Tradition.

Corona: Keine Alternative zu Telefonkonferenzen

Schlechte Tonqualität, ein lautes Tuten, wenn Kollegen die Konferenz vorzeitig verlassen haben, und ungewollte Unterbrechungen – solche Sachen kamen auch gestern bei der Berliner Zeitung vor. Und wie Gespräche zeigten, nicht nur dort. Es gibt also gute Gründe, warum sich Menschen gerne im Büro zu persönlichen Besprechungen verabreden. Aber in Zeiten des Coronavirus bleibt oft keine Alternative zu Telefon- und Videokonferenzen.

Reinhold Weber ist ein Stimmtrainer und Kommunikationsexperte in Baden-Württemberg. Er hat Regeln aufgestellt, die dabei helfen können, dass Telefonkonferenzen auch gelingen. Wie sonst auch üblich, sollten die Teilnehmer pünktlich sein. Bei Telefonkonferenzen bedeutet das allerdings, an das rechtzeitige Einwählen zu denken und auch damit zu rechnen, dass manchmal mehrere Versuche notwendig sind.

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Kurze Sätze formulieren

Nächster Punkt: Um ein Gesprächsdurcheinander zu vermeiden, muss ein Gesprächsführer bestimmt werden, der die Moderation übernimmt. Weber empfiehlt den Teilnehmern, unbedingt kurze Sätze zu formulieren und sich auf den sachlichen Inhalt zu beschränken. Was immer gilt: Notizen machen und aktiv zuhören.

Aus juristischer Sicht geht es vor allem um Datensicherheit, damit niemand unerlaubt zuhören kann. Experten empfehlen, auf einen Zugangscode zu achten (je länger dieser ist, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass Hacker ihn ermitteln können) und ihn wirklich nur den Personen zur Verfügung zu stellen, die auch an der Konferenz teilnehmen sollen.

Gespräche bei der Arbeit

Reden im Büro: Das Institut für Demoskopie Allensbach wollte wissen, wie oft sich Menschen am Arbeitsplatz privat oder beruflich unterhalten. 41 Prozent der Befragten antworteten: „Häufig.“ Nur fünf Prozent sagten: „Selten.“

Reden mit Freunden:
Es sind vor allem junge Menschen, die Smartphones für ihre Kommunikation nutzen. Allensbach fand auch heraus, dass die 14- bis 17-Jährigen für eine gute Unterhaltung den Gesprächspartner nicht sehen müssen.

Augenkontakt:
Besonders groß ist der Unterschied der Generationen bei der Bedeutung des Augenkontakts bei Gesprächen. Vor allem für ältere Menschen ist der Blickkontakt sehr angenehm, für Jüngere hat er keine so große Bedeutung.

No-Gos bei Konferenzen

Eine Videokonferenz ist eine erweiterte Form einer Telefonkonferenz. Auch hier gibt es klare Verhaltensregeln: Reinhold Weber empfiehlt darauf zu achten, dass es keine ablenkenden Bewegtbilder im Hintergrund gibt. Andere Dinge während der Besprechung zu erledigen, bezeichnet er als „absolutes No-Go“. Und noch ganz wichtig: Zwei Sekunden warten, bevor jemand antworten will, denn die Übertragung der Daten geschieht immer zeitversetzt.

Was die technische Umsetzung angeht: Eine Videokonferenz lässt sich auf verschiedene Arten realisierten. In einem professionellen Umfeld übertragen Konferenzsysteme bestehend aus einer fest installierten Hardware und darauf abgestimmten Anwendungen Bild und Ton über eine feste Leitung. Komplettlösungen, wie sie etwa von Cicso, Sony, Polycom oder Lifesize angeboten werden, sind aber nur für große Unternehmen interessant, die über entsprechende Räumlichkeiten verfügen und die Kosten für die Anschaffung sowie den Betrieb aufbringen können.

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Kein besonderes Equipment nötig

Selbst die Investition in günstigere, aber immer noch einige Tausend Euro teure Rollabouts (Kompaktanlagen inklusive Technikbox, Sprechanlage und Kamera) dürfte nur für Konzerne mit Außendienstlern in Frage kommen. Kleineren Firmen und Privatanwendern wird in der Regel eine softwarebasierte Lösung allemal genügen.

Hierfür benötigen sie kein besonderes Equipment: einen Computer mit Internetzugang, einen Monitor, eine Kamera sowie Lautsprecher und ein Mikrofon beziehungsweise Headset. Je hochwertiger die Hardware, desto besser die Bild- und Tonqualität. Der PC zum Beispiel sollte genug Leistung bringen, um eingehende Videosignale ruckelfrei auszugeben und die angeschlossene USB-Webcam mindestens in HD (720p) aufnehmen. Wer ein internetfähiges Mobilgerät nutzt, braucht keine zusätzlichen Geräte – gute Kameras und Mikrofone sind inzwischen in allen modernen Notebooks, Smartphones und Tablets integriert.

Kostenlose Angebote

Die beste Ausstattung ist aber nutzlos, wenn es bei der Übertragung des Audio- oder Video-Signals zu Verbindungsproblemen oder gar Verbindungsabbrüchen kommt. Deswegen ist es sinnvoll, vor der Konferenz die Internetverbindung zu prüfen.

Und empfehlenswerte Tools? Mit Microsoft Teams als Teil von Microsofts Bürosuite Office 365 lassen sich nicht nur Onlinebesprechungen mit bis zu 250 Teilnehmern bewerkstelligen, sondern auch Anwendungen wie Word und Excel nutzen. Als Alternative sei Zoom genannt. Die Software ist insbesondere für User geeignet, die Webinare (Online-Kurse) abhalten oder auch Sport-Angebote wie Yogastunden anbieten wollen. Im Zuge der Coronakrise haben sich übrigens viele Anbieter entschlossen, ihre Dienste vorübergehend kostenlos anzubieten.