Wie oft ein Personalgespräch nötig ist, hängt vom Einzelnen ab. 
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BerlinZiele vereinbaren, Aufgaben delegieren, Konflikte klären oder auch Ermahnungen aussprechen – all das sind mögliche Ziele eines Personalgespräches. Aber weit darüber hinaus dient der persönliche Austausch zwischen Vorgesetzten und Arbeitnehmer auch als Feedback und Motivation im Berufsalltag. Wie ein Personalgespräch gut und effektiv verläuft, erklärt Coach Michael Lorenz im Interview.

Berliner Zeitung: Was muss ein Personalgespräch beinhalten? Welche Themen sollten auf jeden Fall aufgegriffen werden?

Michael Lorenz: Die Frage lautet zunächst einmal: Was ist der Zweck des Personalgespräches – Feedback oder Mitarbeitermotivation? Ist dies klar, können Schwerpunkte des Gespräches der Beginn des Arbeitsverhältnisses, anstehende Veränderungen und zukünftige Entwicklungsmöglichkeiten sein. Aber auch zu bearbeitende Aufgaben können im Fokus stehen, ebenso wie unter Umständen auch die mögliche Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

Wenn der Anlass feststeht, gibt es dann einen roten Faden?

Die Basis des Gesprächs ist immer eine einfache und grobe Struktur: Rückblick – Ist-Situation – Ausblick. Wenn Sie diese grob im Hinterkopf behalten, ist es am einfachsten zielführende Gespräche zu führen.

Ist ein jährliches Feedbackgespräch ausreichend?

Generell ist es ratsam, lieber mehrere kurze und dafür häufigere Feedbackgespräche zu führen und mindestens zweimal jährlich ein ausführliches Personal- und Entwicklungsgespräch. Im Endeffekt muss jedoch für jeden Mitarbeiter individuell entschieden werden, wie viele Gespräche dieser benötigt. Regelmäßiges Feedback ist auf jeden Fall sinnvoll und wirkt sich – sofern es gut und richtig umgesetzt wird – positiv auf die Leistung, Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter aus. Bei einem neuen Kollegen ist es durchaus sinnvoll, alle zwei bis drei Wochen ein Gespräch zu führen, um zu schauen, wie er sich in seine Aufgaben einfindet.

Gibt es Fragen, die sich ein Arbeitnehmer vor dem Feedback-Gespräch selbst stellen und beantworten sollte?

Um sich als Arbeitnehmer gekonnt auf Feedback-Gespräche vorzubereiten, ist es hilfreich, sich mit sich selbst, den eigenen Aufgaben und Leistungen auseinanderzusetzen und zu eruieren, wo man gerade steht und welche Ziele zukünftig erreicht werden möchten. Förderlich ist dabei, zwischen kurz- und langfristigen Zielen zu unterscheiden und wie der Arbeitgeber dabei unterstützen kann.

Und der Arbeitgeber – worüber sollte der sich im Vorfeld Gedanken machen?

Auch als Führungskraft sollte man nie unvorbereitet in ein Mitarbeitergespräch gehen. Die Aufgabe des Vorgesetzten ist es unter anderem, die Rahmenbedingungen und die Struktur des Gesprächs zu skizzieren. Dazu gehört, den Zeitraum und den Ort des Gesprächs zu klären, den Mitarbeitenden einzuladen und möglicherweise benötigte Unterlagen vorzubereiten. Zudem sollten sich Vorgesetzte verschiedenste Informationen zum Mitarbeiter beschaffen.

Wie hilfreich sind Fragebögen beim Personalgespräch?

Vorbereitende, strukturierte Fragebögen eignen sich sehr gut, um sich im Vorfeld tiefgreifende Gedanken zum Thema des Gesprächs zu machen und vereinfachen die Reflexion der eigenen Tätigkeit aufgrund der konkreten Fragestellungen. Sie ermöglichen eine gemeinsame Gesprächsbasis und fördern die Transparenz. Beide Parteien wissen auf diese Art vorher, was im Gespräch angesprochen wird und worauf sie sich einstellen müssen. Zusätzlich können die Fragebögen als eine Art Gesprächsleitfaden dienen.

Und wie schauen diese aus?

Je nach Thema beinhalten diese Unterlagen verschiedene offene Fragen zur Position, zur Tätigkeit und zu Projekten, um die vergangene Zeitperiode diesbezüglich zu reflektieren. Fähigkeiten und Kompetenzen, die für den Job benötigt werden sowie die Motivation werden häufig in Form von Skalen abgefragt, bei denen die jeweilige Ausprägung eingeschätzt wird. Häufig beinhalten die Fragebögen zudem noch Platz für Wünsche, Ziele und sonstige Anmerkungen der Mitarbeiter.

Ist nach dem Gespräch vor dem Gespräch? Ist eine Nachbereitung sinnvoll und wie schaut diese aus?

Eine Nachbereitung ist sinnvoll und auch ratsam. Durch das Festhalten der Ergebnisse ist später der Soll-Ist-Vergleich möglich und alle Beteiligten können leichter erkennen, ob Fortschritte gemacht wurden. Das Festlegen von Verantwortlichkeiten inklusive Terminierung erhöht die Verbindlichkeit und macht die Erreichung der Ziele und die Umsetzung der Maßnahmen wahrscheinlicher und leichter.