Berlin will bei der Digitalisierung der Verwaltung in den nächsten eineinhalb Jahren deutlich vorankommen. Als erste Behörde nutzt das Bezirksamt Mitte die neue Version für elektronische Aktenführung, die bis Ende 2024 landesweit eingeführt werden soll. Die Digitale Akte werde dann flächendeckend für etwa 70.000 PC-Arbeitsplätze in rund 80 Behörden zur Verfügung stehen, sagte Innensenatorin Iris Spranger (SPD) am Montag bei der Vorstellung des Projekts. „Für mich gehört die Digitale Akte zur Grundausstattung einer modernen Verwaltung dazu.“ Spranger kündigte an, noch in diesem Jahr sollten rund 15 Behörden auf Bezirks- und Landesebene dazukommen, die auf elektronische Aktenführung umsteigen.

Mitarbeiter des Landes Berlin sollen mithilfe der Digitalen Akte Dokumente künftig mit wenigen Klicks digital anlegen können. Möglich sei außerdem, auf die Akte ortsunabhängig zuzugreifen, etwa im Homeoffice, und sie mit Kollegen zu teilen, sagte Spranger. „Das wird vieles verändern und vereinfachen.“ Auf diese Weise solle Zeit gewonnen werden „für ihre wichtigste Aufgabe: Servicedienstleistungen für die Bürgerinnen und Bürger unserer Stadt“, sagte Spranger. Dafür sei nicht weniger notwendig als „ein Kulturwandel“, so die Senatorin.

Dieses Vorhaben ist im notorisch komplexen und komplizierten Berliner System aus Bezirks- und Landesverwaltungen eine gewaltige Aufgabe, aber beileibe nicht neu. Das Berliner E-Government stammt aus dem Frühjahr 2016, trat also noch in der vorvergangenen Legislaturperiode in Kraft.

Dennoch hat Ephraim Gothe ein Negativbeispiel für den Ist-Zustand parat. Jeden Montagmorgen bilde sich vor dem Jobcenter neben dem Rathaus Wedding eine lange Schlange von ukrainischen Flüchtlingen. „Immer wieder hört man dann von den Menschen, dass sie das nicht verstehen können“, berichtet der langjährige Stadtrat des Bezirks Mitte. „Bei ihnen daheim können sie den Antrag digital einreichen“, sagt der SPD-Politiker. Hier geht das nicht. „Hier müssen Anträge noch per Hand ausgefüllt werden.“

Das soll anders werden. Deshalb ist Stadtrat Gothe jetzt auch mitverantwortlich für Gelingen oder Scheitern der Digitalen Akte. Seit einem Monat wird sie bei den rund 3000 Mitarbeitenden des Bezirksamts Mitte schrittweise eingeführt. Den Start macht der dortige Steuerungsdienst.

Die entscheidende Personalie für die Zukunft der Digitalen Akte ist aber wohl Ralf Kleindiek, seit einem halben Jahr als Staatssekretär in der Senatsverwaltung für Inneres, Digitalisierung und Sport Chief Digital Officer des Landes Berlin. Obwohl erst kurz im Amt, glaubt der Mann mit der langen Jobbeschreibung denn auch zu wissen, woran es zuletzt gehapert hat: nicht etwa am fehlenden Willen der Beteiligten, „sondern an der notwendigen Verbindlichkeit“, so Kleindiek. „Die stellen wir jetzt her.“

Lob für Franziska Giffey, Tadel für ihren Vorgänger

Damit meint der 56-jährige Jurist, der einst das Familienministerium zum ersten komplett digitalen Bundesministerium gemacht hat, dass in den Jahren zuvor Kompetenzen nicht gebündelt worden seien. So hatten Innenverwaltung und Senatskanzlei eigene Staatssekretäre für Verwaltungsmodernisierung, die aneinander vorbei arbeiteten, wenn sie sich nicht blockierten. Und der damalige Regierungschef Michael Müller (SPD) verpasste die Gelegenheit, Verwaltungsmodernisierung zur Chefsache zu machen.

Das kann jetzt zumindest nicht mehr passieren. Ralf Kleindiek galt vom ersten Tag an als Wunschkandidat von Müllers Nachfolgerin Franziska Giffey (SPD). Und der Chief Digital Officer spielt den Ball zurück: „Franziska Giffey unterstützt mich sehr.“ Sie habe großes Interesse daran, dass die Verwaltung modern und effektiv arbeite, so Kleindiek.

Doch kann das wirklich gelingen? Roman-Francesco Rogat, FDP-Sprecher für Verwaltungsmodernisierung, bleibt skeptisch. „Es ist zu hoffen, dass es hier nun zu keinem Scheitern dieses Prestigeobjekts kommt, denn die Hauptstadt braucht endlich Erfolge im Bereich des E-Governments“, sagte Rogat. Berlin dürfe den Anschluss an die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung nicht verlieren. Für Rot-Grün-Rot dürfe „das Thema Digitalisierung nicht weiterhin ein Fremdwort bleiben“.