Sylke Schröder hat 23 Jahre in einer Bank gearbeitet, dann wurde sie zur professionellen Briefeschreiberin. Und hat gemerkt, dass die Menschen sich bei einer Art Schreiben besonders hilflos fühlen: dem Kondolenzbrief.

Frau Schröder, es gibt heute nicht mehr viele Situationen, in denen man noch handschriftliche Briefe oder Karten verfasst. Bei einem Trauerfall aber schon. Wie ist das zu erklären?

Ich kann nur spekulieren. Studien zu diesem Thema sind mir nicht bekannt. Ich vermute, dass angesichts eines solchen herausgehobenen und gleichzeitig angstvollen Anlasses niemand pietätlos wirken möchte. Auf elektronischem Wege zu kondolieren, halte ich für ein Tabu. Offenbar geht es anderen Menschen auch so.

Umso schwerer ist es jedoch, die richtigen Worte zu finden.

Die Gesellschaft hat verlernt, mit dem Tod umzugehen, dabei gehören Leben und Tod unmittelbar zusammen. Mit der eigenen Vergänglichkeit möchte niemand konfrontiert werden, obwohl das Programm bei jedem läuft. Früher gingen die Menschen natürlicher mit dem Tod um, haben ihn mitten ins Leben integriert. Es war völlig normal, dass sich die Nachbarn gekümmert haben, dass der Tote zu Hause aufgebahrt wurde, dass ein Leichenzug durchs Dorf zog. Heute gehen wir dem Tod und damit auch unseren Toten aus dem Weg. Deshalb wissen wir nicht mehr, was angemessen ist, welche Worte hilfreich sind. Die Angst ist groß, zu viel zu sagen, zu wenig oder das Falsche.

Steckt hinter den Hemmungen also letztlich die Angst vor dem eigenen Tod?

Die schwingt immer mit, und dieses Verdrängen-Wollen erklärt die große Unsicherheit im Umgang mit Trauernden oder auch Sterbenden.

Sie bieten Unterstützung beim Schreiben von Kondolenzbriefen an. Was genau kann man bei Ihnen buchen?

Es gibt zwei Möglichkeiten: Die erste ist, dass ich einen Kondolenzbrief im Kundenauftrag schreibe. Das bedeutet, ich telefoniere im Vorfeld mit dem Kunden. Dabei versuche ich herauszufinden, wie sein Brief wirken soll und welche Botschaft hängenbleiben soll. Die zweite Möglichkeit ist, dass Kunden ihren Brief selber schreiben und sich dabei von mir beraten lassen. In diesem Fall bekomme ich den Text und wir vereinbaren einen Telefontermin. Dann sage ich dem Kunden, wie dieser Brief auf mich wirkt und gebe Tipps, was daran verbessert werden kann.

Was für Menschen wenden sich an Sie?

Beim Kondolenzbrief sind das meistens Unternehmen. Auch im Umfeld jedes Unternehmens gibt es wichtige Menschen, die versterben. Das kann etwa ein Aufsichtsratsvorsitzender sein, ein Geschäftspartner oder der Gründer. Ich arbeite vorwiegend für Geschäftskunden, aber auch für Privatkunden, nur sind Privatkunden oft nicht bereit, Geld für das Formulieren eines Briefes auszugeben.

Sie arbeiten auch als Trauerrednerin und haben eine Ausbildung zur Sterbebegleiterin absolviert. Sind die Gespräche, die Sie mit Ihren Auftraggebern zu Kondolenzbriefen führen, auch eine Form der Trauerarbeit?

Es kommt darauf an, wie man Trauerarbeit definiert. Trauerarbeit kann sein, regelmäßig in ein Trauercafé oder eine Therapie zu gehen. Trauerarbeit kann aber auch ein kurzes Gespräch sein oder der richtige Satz im richtigen Moment. Trauer ist sehr individuell und von zahlreichen starken Gefühlen überlagert, oft auch von Wut. Durch meine Erfahrung als Trauerrednerin und Sterbebegleiterin gelingt es mir leichter, zu erkennen, was in diesem Moment gerade gefragt ist. Oft können schlichte Worte, eine körperliche Berührung oder ein inniger Augenkontakt schon viel bewirken. Diese Empathie kommt mir natürlich auch beim Schreiben eines Kondolenzbriefes zugute.

Wie kamen Sie überhaupt zu Ihrem Beruf?

Ich bin im Erstberuf ausgebildete Sekretärin und war viele Jahre für die Kommunikation einer Bank verantwortlich. Insofern begleitet mich die Wirkung von Geschäftsbriefen schon von Beginn meiner beruflichen Entwicklung an. Während meines Arbeitslebens habe ich immer wieder eine außergewöhnliche Resonanz auf Briefe erfahren, die ich geschrieben habe.

Was machen Sie dabei besser als andere Leute?

Briefe sind noch immer vollgestopft mit bürokratischen Phrasen aus dem 18. Jahrhundert. Hinzu kommt die schlechte Struktur. Den Empfänger dort abzuholen, wo dieser gerade steht und dabei noch verständlich zu schreiben, damit tun sich tatsächlich die meisten Menschen schwer. Das erlebe ich immer wieder in meinen Seminaren zum Geschäftsbrief. Darin geht es mir nicht nur um schöne Worte. Die gehören auch dazu, ganz wichtig ist mir vor allem die Wirkung der Briefe. Das setzt voraus, dass ich mir im Vorfeld über das Ziel Gedanken mache und den Brief auch immer wieder auf die Wirkung hin überprüfe. Empathie ist eine wesentliche Fähigkeit, um einen guten Brief schreiben zu können.

Was ist denn ein guter Brief?

Er hat eine klare Gliederung, eine lebendige Sprache, eine hohe Verständlichkeit und Glaubwürdigkeit. Unternehmen können mit jedem Brief ihre Marke stärken oder auch verwässern. Weil das viele wissen oder ahnen, ist die Versuchung so groß, in Marketingphrasen abzudriften. Doch wer Sprüche klopft, riskiert, dass der Brief dann zwischen den Zeilen als wenig glaubwürdig wahrgenommen wird. Der Grund ist einfach: Wir lesen Briefe vor allem zwischen den Zeilen. Im persönlichen Gespräch fällt die nonverbale Kommunikation schließlich auch stärker ins Gewicht als die gesprochenen Worte.

Gibt es denn allgemeingültige Tipps für das Formulieren von Kondolenzbriefen?

Ja, die gibt es. Im Wesentlichen sind es fünf Kriterien, an denen ich mich entlanghangeln kann. Zuerst sollte man die eigene Betroffenheit ausdrücken. Wenn es sich beispielsweise um einen Unfalltod handelt, kann ich die tiefe Erschütterung ansprechen, das eigene Schock-Erleben beschreiben. Darauf folgt die Würdigung des Verstorbenen. Hier geht es um die Aspekte, die mich mit ihm verbunden haben. Was hat er mir bedeutet? Was habe ich an ihm besonders geschätzt, gemocht oder bewundert? Das kann eine Charaktereigenschaft sein oder eine Äußerlichkeit. Irgendetwas fällt einem immer ein.

Dieses kurze Nachsinnen, meine eigene Perspektive zu diesem Menschen einzubringen, ist ganz wichtig und hinterlässt bei den Angehörigen garantiert einen bleibenden Eindruck, sogar dann, wenn es nur die blauen Augen waren. Drittens gehört auch ein Wort des Trostes in jede Trauerkarte und jeden Kondolenzbrief. Viertens kann ich meine Hilfe anbieten, jedoch nur, wenn es mir ein Bedürfnis ist. Auch dieses Hilfsangebot sollte so konkret wie möglich sein, zum Beispiel eine Einladung zum Spaziergehen oder Gartenarbeit.

Am Ende folgt die eigentliche Beileidsbekundung. Je mehr ich in die Tiefe gedacht habe und die Essenz für mich herausgefiltert habe, umso klarer wirkt dieser Brief, und umso mehr kann er den Angehörigen und mir selbst helfen.

Wie persönlich sollte man werden?

Das hängt von der Beziehung ab. Wenn ich eine herzliche, innige Beziehung zum Verstorbenen hatte oder auch zum Hinterbliebenen, dann sollte Herzlichkeit auch aus dem Brief sprechen. Wenn es aber eine distanzierte oder auch eine unterkühlte Beziehung war oder ist, muss sich die Stilebene entsprechend anpassen. Alles andere wäre unglaubwürdig.

Wenn man eine eher problematische Beziehung zum Verstorbenen hatte, dann ist es wahrscheinlich noch schwerer, so einen Brief oder so eine Karte zu formulieren.

Das finde ich gerade nicht. Im Gegenteil. Dann habe ich etwas, was ich zum Thema Würdigung schreiben kann. Man kann doch genau das, was die Beziehung schwierig gemacht hat, beim Namen nennen. Das ist wahrhaftig. Ich glaube, darauf kommt es im Kondolenzbrief in entscheidenderem Maße an: wahrhaftig zu sein, anstatt in die Floskelkiste zu greifen, und so vielleicht noch Ärger oder Wut hervorzurufen.

Ich weiß nicht, warum sich die Leute immer scheuen, wahrhaftig zu sein. In schwierigen Konstellationen ist ein solcher Brief eine wunderbare Gelegenheit, die Beziehung zum Angehörigen, dem ich schreibe, auf eine ganz andere Ebene zu holen. Dann hat er plötzlich einen Punkt, an dem er anknüpfen kann, wenn vielleicht schon seit Jahren Funkstille war oder beide Seiten unterschwellig Groll hegen.

Der Kondolenzbrief ist also auch eine Möglichkeit, Dinge auf den Tisch zu bringen, die man zu Lebzeiten vermieden hat?

Dinge auf den Tisch zu bringen und mit sich selber Frieden zu schließen. Erst recht, wenn das im Sinne des Verstorbenen ist. Ein Brief bedarf ja nicht unbedingt einer Antwort. Ich kann so schreiben, dass sich eine Antwort für den Empfänger erübrigt oder von selbst verbietet. Diese Botschaft transportiere ich selbstverständlich zwischen den Zeilen. Wenn das gelingt, ist ein Brief eine wunderbare Gelegenheit, in guter Weise mit einem Lebensthema abzuschließen.