Steuerunterlagen, Urkunden, Zeugnisse und Kassenzettel: So mancher Ordner im heimischen Regal quillt über vor lauter Papieren. Zu gerne würde man einmal aussortieren – doch groß ist die Angst, wichtige Unterlagen vorschnell zu entsorgen. Aber was sollte man wie lange archivieren? Fest steht: Die wenigsten Unterlagen müssen ein Leben lang im Aktenschrank lagern, aber die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sollte man kennen und einhalten.

Wer gründlich ausmisten möchte, muss zunächst einmal sorgfältig sortieren: „Im Notfall ist es hilfreich, wenn wichtige Unterlagen schnell griffbereit und geordnet abgelegt sind. Am besten so, dass auch Verwandte oder Freunde durchblicken, wenn der Besitzer – zum Beispiel wegen Krankheit – sie nicht selber herauskramen kann“, raten die Experten von Stiftung Warentest.

Generell gilt: Was elektronisch empfangen wurde, muss ebenso gespeichert werden. Das betrifft zum Beispiel steuerlich relevante Rechnungen. Bestimmte Papier-Dokumente müssen aber immer Original vorhanden sein. Dazu zählen etwa Verträge oder Urkunden. „Liegen Originalunterlagen auf Thermokopierpapier vor – zum Beispiel Tankrechnungen ist es für steuerliche Zwecke notwendig, diese Originale zu fotokopieren und zusammen mit dieser Kopie aufzubewahren“, rät die Industrie- und Handelskammer Köln.

Am besten legt man im Heimbüro verschiedene Sammelmappen und Ordner an, in denen man seine Papiere abheftet. Mit Aufschriften wie „Haus“, „Versicherungen“, „Altersvorsorge“ oder „Steuer“ verschafft man sich eine Übersicht. Die ältesten Schriftstücke werden immer zuerst abgeheftet. Das hat den Vorteil, dass man beim Aussortieren von hinten nach vorne vorgehen kann.

Für viele Unterlagen gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Welche Papiere man wie lange behalten muss:

Lebenslang aufbewahren:

Ausweis, Pass, Führerschein sowie Geburts- und Heiratsurkunden sowie Sterbeurkunden von Angehörigen müssen lebenslang aufbewahrt werden. Bei Verlust kann es helfen, wenn Kopien dieser Papiere im Ordner sind. Auch Schul- und Arbeitszeugnisse sollten wirklich dauerhaft in einem Ordner lagern.

Bis zur Rente aufbewahren:

Gehaltsabrechnungen, Arbeitsverträge und Rentenversicherungsnachweise, Belege über Arbeitslosigkeit und Arbeitsunfähigkeit sollten mindestens bis zur Rente archiviert werden. Zwar sind diese Daten auch beim Rentenversicherungsträger gespeichert. Doch falls dort irgend etwas schief geht, kann der Versicherte mit solchen Belegen seine Berufstätigkeit nachweisen. Auch Studiennachweise wie Einschreibe- oder Exmatrikulationsbescheinigungen sollten so lange aufbewahrt werden.

Zehn Jahre aufbewahren:

Privatpersonen müssen Rechnungen und sonstige Belege im Regelfall nicht lange archivieren. Belege und Rechnungen müssen ab 2017 nur noch auf Nachfrage eingereicht werden, erklärt der Lohnsteuerhilfeverein. Allerdings müssen diese dafür zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Wurden sie dem Finanzamt vorgelegt und ist der Steuerbescheid in Ordnung, können die Belege entsorgt werden.

Das Finanzamt kann den Steuerbescheid noch bis zu vier Jahre rückwirkend ändern, etwa wenn Tipp- oder Rechenfehler vorliegen oder nachträglich neue steuerrelevante Tatsachen bekannt werden. Gibt der Steuerzahler seine Steuererklärung elektronisch ab, so muss er die Belege bis zur Bestandskraft des Steuerbescheides aufbewahren.

Allerdings sollten Steuerzahler wissen: Das Finanzamt darf zehn Jahre rückwirkend steuerrelevante Belege fordern, falls der Verdacht auf Steuerhinterziehung besteht. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte Steuerbescheide und Kopien der Erklärungen so lange zu Hause haben.

Bei Unternehmern und Freiberuflern gilt die zehnjährige Frist darüber hinaus für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz, zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen, sonstige Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege. Die Frist gilt auch für digitale Aufzeichnungen.

Aber aufgepasst: Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen in die Buchhaltung gemacht wurden, bzw. am Schluss des Jahres, in dem das Inventar, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurden. Da man den Jahresabschluss bzw. die Steuer 2016 erst in 2017 fertigstellt, beginnt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist für 2017 erst am 1. Januar 2018 und endet damit am 31. Dezember 2028.

Was Sie zwei bis sechs Jahre aufbewahren müssen und wie es sich mit Kontoauszügen verhält, lesen Sie auf der nächsten Seite